Privacyverklaring

In deze privacyverklaring vertellen wij hoe wij als gemeente Tytsjerksteradiel omgaan met uw persoonsgegevens. Dit kunnen wij niet voor elk specifiek geval afzonderlijk doen, omdat uw persoonsgegevens binnen de gemeente op veel manieren kunnen worden verwerkt.

Wij verwerken bijvoorbeeld uw persoonsgegevens als we een WOZ-taxatieverslag opmaken, maar ook als u een bezwaarschrift indient. We verwerken uw persoonsgegevens als u een rijbewijs aanvraagt, maar ook als u in onze gemeente trouwt of een geregistreerd partnerschap aangaat. Wij verwerken uw persoonsgegevens als u een vergunning aanvraagt en als u iets van ons huurt. Wij verwerken uw persoonsgegevens als u een afvalcontainer van ons heeft of een uitkering van ons ontvangt. Dit zijn enkele voorbeelden. Er zijn nog veel meer voorbeelden te noemen.

Omdat deze privacyverklaring eindeloos lang zou zijn als we elk voorbeeld zouden noemen, gaat deze verklaring algemeen in op de omgang met persoonsgegevens binnen de gemeente Tytsjerksteradiel. Wanneer u specifiek wilt weten hoe wij in uw geval omgaan met uw persoonsgegevens, kunt u deze vraag altijd bij ons stellen via FGTD@t-diel.nl. Wij geven u dan een antwoord op maat.

Sinds 25 mei 2018 wordt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) gehandhaafd. Deze wet vormt de basis voor de omgang met privacy binnen onze gemeente. Daarnaast geven de Uitvoeringswet algemene verordening gegevensbescherming (UAVG) en de Wet politiegegevens (Wpg) kaders aan. Omdat wij als gemeente ook politiegegevens verwerken, moeten we voor die gegevens aan de eisen van de Wpg voldoen. Hier hoort bijvoorbeeld een auditplicht bij.

Zoals voorgeschreven in deze wetgeving worden er binnen de gemeente Tytsjerksteradiel technische en organisatorische maatregelen genomen om de privacy te waarborgen. In het kader van dataminimalisatie verwerken we alleen persoonsgegevens als wij die nodig hebben om één van de gemeentelijke overheidstaken uit te voeren. Het uitvoeren van gemeentelijke overheidstaken staat vaak beschreven in andere wetgeving dan de AVG en UAVG. Ook in deze wetgeving, zoals bijvoorbeeld de Jeugdwet, de Participatiewet, Wet milieubeheer of de Algemene wet bestuursrecht, staan regels hoe om te gaan met persoonsgegevens. In deze situatie geldt het gegevensbeschermingsrecht als algemeen kader, maar wordt de specifieke invulling bepaald door de specifieke wetgeving.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Binnen de gemeente wordt gewerkt met persoonsgegevens van burgers, medewerkers en (keten)partners. Persoonsgegevens zijn gegevens die informatie geven over een persoon, zoals naam, adres, e-mailadres of telefoonnummer. Dit zijn gewone persoonsgegevens. In sommige gevallen verwerken wij ook bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over uw gezondheid of etnische afkomst. Dit doen wij alleen als hier een grondslag voor is. In de formulieren op onze website, via het contactformulier en aanvragen met DigiD staan de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Zo verwerken wij bij een afvalstoffenheffing NAW-gegevens en een burgerservicenummer. Dit is ook het geval bij de aanvraag van een vergunning of het doen van een bezwaarschrift. Bij het verstrekken van een uitkering hebben we meer gegevens nodig, waaronder inkomensgegevens. Bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, verwerken we bijvoorbeeld bij het beoordelen van een voorzieningenaanvraag.

Register van de verwerkingsactiviteiten

De gemeente Tytsjerksteradiel heeft een register van de verwerkingsactiviteiten. Dit is een overzicht van alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen de gemeente. In dit register staat beschreven welke persoonsgegevens worden verwerkt in welke situatie, welke grondslag hiervoor is, welk wettelijk kader hierbij hoort en bijvoorbeeld ook met wie de persoonsgegevens worden gedeeld. Het register van de verwerkingsactiviteiten wordt door de gemeente gebruikt om de praktijk te toetsen aan de regelgeving op het gebied van privacy.

Reden verwerken persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden verwerkt bij het afnemen van onze diensten. Deze diensten zijn vaak gemeentelijke overheidstaken, waardoor er een grondslag in bepaalde wetgeving te vinden is. Wanneer u een rijbewijs aanvraagt verwerken wij persoonsgegevens, maar dat mag omdat dat geregeld is in de Wet wegenverkeerswet. Wanneer wij verkiezingen organiseren verwerken wij persoonsgegevens, maar ook dat mag omdat dit in de Kieswet is geregeld. Wanneer u bij ons trouwt of een partnerschap aangaat verwerken wij dat, omdat dit zo is geregeld in de Wet basisregistratie personen. Wanneer wij een WOZ-taxatieverslag opstellen verwerken wij persoonsgegevens, maar dat mag omdat dat in de Wet WOZ is beschreven. Elke overheidstaak die wij als gemeente toebedeeld hebben gekregen, heeft een wettelijk kader. Dit wettelijk kader is in veel gevallen de grondslag voor verwerking.

Bewaartermijn

De gemeente Tytsjerksteradiel zal de verzamelde persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is, of wettelijk verplicht is, om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens zijn verzameld. In veel gevallen wordt er door de Archiefwet en de selectielijsten bepaald hoelang iets bewaard mag blijven.

Delen met derden

De gemeente Tytsjerksteradiel verstrekt uw persoonsgegevens uitsluitend aan derden indien er een wettelijke grondslag is en dit nodig is. Wanneer u bijvoorbeeld een uitkering aanvraagt worden uw gegevens ook gedeeld met het UWV. Wanneer u een voorziening aanvraagt worden uw gegevens ook gedeeld met de leverancier van de voorziening.

Met organisaties die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Informatiebeveiliging

Op basis van het Informatiebeveiligingsbeleid zijn maatregelen getroffen om de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen. Informatiebeveiliging en privacy zijn met elkaar verbonden. De technische maatregelen die in de Algemene verordening gegevensbescherming genoemd worden, zijn de regels die er zijn met betrekking tot informatiebeveiliging. De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) beschrijft voor gemeenten hoe zij om moeten gaan met informatiebeveiliging en aan elke eisen dit moet voldoen. Binnen de gemeente Tytsjerksteradiel worden informatiebeveiligings- en privacyvraagstukken gezamenlijk opgepakt, omdat er overlap bestaat. Op deze manier kunnen de technische maatregelen volgens de wetgeving en richtlijnen opgepakt en uitgevoerd worden. Dit is ook de reden dat de gemeente Tytsjerksteradiel een geïntegreerd informatiebeveiligings- en privacy beleid heeft.

Rechten van betrokkenen

U heeft als betrokkene van wie persoonsgegevens worden verwerkt diverse rechten. U mag:

  • inzage vragen in welke persoonsgegevens we van u vastgelegd hebben;
  • ons vragen de persoonsgegevens te wijzigen, te corrigeren of aan te vullen als ze niet correct of onvolledig zijn;
  • ons vragen om de verwerking te beperken, gegevens te wissen of bezwaar maken tegen het vastleggen van de gegevens;
  • uw toestemming intrekken als we uw gegevens hebben vastgelegd op basis van toestemming;
  • ons vragen om een bestand met uw gegevens beschikbaar te stellen in een digitaal bestand door een verzoek te doen op ‘dataportabiliteit’ als we uw gegevens hebben vastgelegd op basis van uw toestemming of uitvoering van een overeenkomst;
  • een klacht indienen bij de Functionaris Gegevensbescherming van de gemeente Tytsjerksteradiel of bij de autoriteit Persoonsgegevens.

Een verzoek om inzage kunt u eenvoudig indienen met het online formulier. Heeft u geen DigiD of wilt u deze niet gebruiken, dan kunt u het formulier downloaden, dit uitprinten en na invulling inleveren bij de balie van het gemeentehuis. U dient daarbij een geldig identiteitsbewijs (paspoort of identiteitskaart) te tonen, zodat uw identiteit kan worden vastgesteld.

Meer informatie over deze rechten vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor het uitoefenen van de andere rechten dan het recht op inzage vragen wij u om contact met ons op te nemen via FGTD@t-diel.nl of 14 0511.

DigiDVul het online formulier in

Besluit op uw verzoek

Binnen een maand na ontvangst zullen wij beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Wanneer de gemeente het voornemen heeft aan uw verzoek tegemoet te komen en er is sprake van een complex of omvangrijk verzoek, kan de gemeente de behandeling van uw verzoek met twee maanden verlengen.
Een besluit op uw verzoek is een besluit op grond van de Algemene wet bestuursrecht. U kunt hiertegen dus een bezwaarschrift indienen. Ook is het mogelijk een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Gebruik van camera's

Onze medewerkers, gebouwen en terreinen kunnen worden beveiligd met behulp van videocamera’s. De beelden worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Het kan zijn dat beelden een lange tijd bewaard blijven als er sprake is van een incident, waarvan wij aangifte moeten doen, zoals bijvoorbeeld schade, diefstal of bedreiging van medewerkers.

Fotografie

Foto- en videomateriaal in communicatie-uitingen gemeente Tytsjerksteradiel 

Wij gebruiken beeldmateriaal op twee manieren:

  • Foto’s/video’s voor eenmalig gebruik. Dit is meestal bij pers- en representatieactiviteiten. Deze foto’s gebruiken we eenmalig bij de publicatie van een bericht, zoals een persbericht, bericht op onze website en/of social media. 

Personen die op de foto of video komen, vragen we geen toestemming. 

  • Foto’s/video’s voor meerdere keren en langdurig gebruik. Deze gebruiken we voor  campagnes en publicaties. Deze foto’s komen op flyers, posters, social media posts et cetera en slaan we op in onze beeldbank. Personen die op de foto of video komen, vullen een toestemmingsformulier in. 

Bij beeldgebruik van kinderen tot 16 jaar vragen we de ouders/verzorgers of docenten om toestemming. Ook kan het voorkomen bij bijeenkomsten of evenementen in de openbare ruimte dat mensen herkenbaar op de foto staan, die geen toestemming hebben gegeven. Dan mogen we de ‘grondslag taak van algemeen belang’ gebruiken, bijvoorbeeld voor voorlichting en verslaglegging. We hebben dan geen toestemming nodig van de mensen die in beeld komen. Personen zijn niet het onderwerp of de focus van de foto en komen alleen klein in beeld.

Bezwaar

Wij bewaren uw gegevens zolang dat noodzakelijk is voor het omschreven doel. Voor nieuwe doeleinden vragen we u opnieuw om toestemming voor het gebruik. Wanneer wij uw foto’s niet (meer) gebruiken, verwijderen wij deze. U kunt op ieder moment uw toestemming voor gebruik intrekken. Dit kunt u doen door een formulier in te vullen onder het kopje ‘Rechten van betrokkenen’.

Cookies

U kunt de website van de gemeente anoniem bezoeken, tenzij u persoonlijke gegevens invult. Wel willen wij een beeld krijgen van het aantal bezoekers van onze site en welke pagina’s er worden bezocht. Dit doen wij omdat wij onze dienstverlening hiermee kunnen verbeteren. Daarvoor worden enkel het aantal bezoeken geregistreerd en niet de identiteit van de bezoekers. Uw gegevens blijven dus anoniem.

Een cookie is een klein tekstbestand dat tijdelijk op uw harde schijf wordt geplaatst door een webserver. Met behulp van een cookie kan onze website u herkennen wanneer u opnieuw onze website bezoekt en kan de website speciaal op u worden ingesteld. Een cookie helpt u dus tijd te besparen. Een cookie kan geen virussen verspreiden.

U kunt cookies weigeren in uw browserinstellingen. Wij wijzen u er echter op dat de werking en het gebruik van sommige onderdelen op de website kan vertragen of onmogelijk kan maken. Via de helpfunctie van uw browser (vaak terug te vinden in het menu “opties”) vindt u meer informatie over cookies.

De gemeente gebruikt cookies voor een bezoekersanalyse via Siteimprove en Google Analytics. Ook om de toegankelijkheid van de website te optimaliseren wordt gebruik gemaakt van cookies. Zo wordt er een functionele cookie geplaatst bij het voorlezen van de website met behulp van Readspeaker.

Als u via een digitaal formulier van de website van de gemeente een aanvraag doet of wijzigingen doorgeeft, dient u zich hiervoor te identificeren met behulp van uw DigiD, eHerkenning en eIDAS. Na de identificatie worden deze gegevens gebruikt voor de door u ingediende aanvraag of wijziging, zodat wij zeker weten dat wij de juiste persoon helpen. Voor het doen van een melding of het stellen van een vraag via een digitaal formulier wordt geen gebruik gemaakt van DigiD.

Wijzigen privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan gewijzigd worden, zonder voorafgaande waarschuwing. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze gepubliceerd zijn. Wij raden u aan de privacyverklaring geregeld te raadplegen zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent. De privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd in mei 2023. 

Contactgegevens

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring van de gemeente, dan kunt u dit bij voorkeur kenbaar maken aan de functionaris gegevensbescherming (FG). De FG is bereikbaar per e-mail via FGTD@t-diel.nl of via telefoonnummer 14 0511.

Klachten

Wij helpen u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de Privacytoezichthouder. Dit is de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Op de website van de AP vindt u de contactinformatie en ook meer informatie over privacywetgeving.